在宅勤務に係る費用負担等の課税の取扱い
◆在宅勤務手当を支給した場合
在宅勤務に通常必要な費用について、その費用の実費相当額を精算する方法により、企業が従業員に対して支給する一定の金銭は、従業員に対する給与として課税する必要はありません。
なお、企業が従業員に在宅勤務手当(従業員が在宅勤務に通常必要な費用として使用しなかった場合でも、その金銭を企業に返還する必要がないもので、例えば、毎月5,000円を渡切りで支給するもの)を支給した場合は、従業員に対する給与として課税する必要があります。
◆在宅勤務に係る事務用品等(パソコン等)を支給した場合
企業が所有する事務用品等を従業員に貸与※する場合には、従業員に対する給与として課税する必要はありませんが、企業が従業員に事務用品等を支給した場合(所有権が従業員に移転する場合)には、従業員に対する現物給与として課税する必要があります。
※例えば、企業が従業員に専ら業務に使用する目的で事務用品等を「支給」という形で配付し、その配付を受けた事務用品等を従業員が自由に処分できず、業務に使用しなくなったときは返却を要する場合も、貸与となります。
◆在宅勤務に通常必要な費用を精算する方法
企業が在宅勤務に通常必要な費用を精算する方法としては、次の方法が考えられます。
◎従業員へ貸与する事務用品等の購入
1.企業が従業員に対して、在宅勤務に通常必要な費用として金銭を仮払いした後、従業員が業務の事務用品等を購入し、その領収証等を企業に提出してその購入費用を精算(仮払金額が購入費用を超過する場合には、その超過部分を企業に返還※)する方法
2.従業員が業務のために使用する事務用品等を立替払いにより購入した後、その購入に係る領収証等を企業に提出してその購入費用を精算(購入費用を企業から受領)する方法
◎通信費・電気料金
1.企業が従業員に対して、在宅勤務に通常必要な費用として金銭を仮払いした後、従業員が家事部分を含めて負担した通信費や電気料金について、業務のために使用した部分を合理的に計算し、その計算した金額を企業に報告して精算(仮払金額が業務に使用した部分の金額を超過する場合、その超過部分を企業に返還※)する方法
2.従業員が家事部分を含めて負担した通信費や電気料金について、業務のために使用した部分を合理的に計算し、その計算した金額を企業に報告して精算(業務のために使用した部分の金額を受領)する方法
※支給した在宅勤務手当のうち、購入費用や業務に使用した部分の金額を超過した部分を従業員が企業に返還しなかったとしても、その購入費用や業務に使用した部分の金額については従業員に対する給与として課税する必要はありませんが、超過部分は従業員に対する給与として課税する必要があります。
◆通信費に係る業務使用部分の計算方法
在宅勤務に要した通信費を支給する場合、電話の通話料については、通話明細書等により業務のための通話に係る料金が確認できますので、その金額を企業が従業員に支給する場合には、従業員に対する給与として課税する必要はありません。
基本使用料やデータ通信料などについては、次の算式により算出したものを企業が従業員に支給する場合には、従業員に対する給与として課税する必要はありません。ただし、従業員本人が所有するスマートフォンの本体の購入代金や業務のために使用したと認められないオプション代等を企業が負担した場合、その金額は従業員に対する給与として課税する必要があります。
【従業員が負担した1ヵ月の基本使用料や通信料等×従業員の1ヵ月の在宅勤務日数/該当月の日数×1/2】
◆電気料金に係る業務使用部分の計算方法
在宅勤務に要した電気料金を支給する場合、次の算式により算出したものを企業が従業員に支給する場合には、従業員に対する給与として課税する必要はありません。
【従業員が負担した1ヵ月の基本料金や電気使用料×業務のために使用した部屋の床面積/自宅の床面積x従業員の1ヵ月の在宅勤務日数/該当月の日数×1/2】
※上記の算式によらずに、より精緻な方法で業務使用部分の金額を算出し、その金額を企業が従業員に支給している場合も、従業員に対する給与として課税しなくて差し支えありません。