従業員からマイナンバーを取得する際の取扱いQ＆A
Q.税や社会保障の手続に関して個人番号関係事務実施者となる事業者は、平成28年1月（個人番号の利用開始）以前に、従業員等から個人番号を収集することは可能ですか？
A.個人番号の通知を受けている本人から、平成28年1月から始まる個人番号関係事務の準備のため、あらかじめ従業員に対して個人番号の提供を求め、収集することは可能です。
Q.従業員や金融機関の顧客などからマイナンバー（個人番号）を取得する際は、どのような手続きが必要ですか？
A.マイナンバーを取得する際は、本人に利用目的を明示するとともに、他人へのなりすましを防止するために厳格な本人確認を行なって下さい。
Q.従業員などのマイナンバー（個人番号）を取得する際は、利用目的を明示しなければならないのですか。
A.マイナンバーを取得するときは、利用目的を本人に通知又は公表しなければなりません。なお、源泉徴収や健康保険の手続きなど、マイナンバーを利用する事務・利用目的を包括的に明示して取得し、利用することは可能ですが、利用目的を後から追加することはできません。
Q.従業員などのマイナンバー（個人番号）を取得するときは、どのように本人確認を行なえばよいのでしょうか？
A.マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認（番号確認）と現に手続きを行なっている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身分確認）が必要であり、原則として、
①個人番号カード（番号確認と身元確認）
②通知カード（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
③個人番号の記載された住民票の写しなど（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
のいずれかの方法で確認する必要があります。ただし、これらの方法が困難な場合は、過去に本人確認を行なって作成したファイルで番号確認を行なうことなども認められます。また、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは身元確認を不要とすることも認められます。
Q.事業者は、「内定者」に個人番号の提供を求めることはできますか？
A.いわゆる「内定者」については、その立場や状況が個々に異なることから一律に取り扱うことはできませんが、例えば、「内定者」が確実に雇用されることが予想される場合（正式な内定通知がなされ、入社に関する誓約書を提出した場合等）には、その時点で個人番号の提供を求めることができると解されます。
Q.個人番号関係事務実施者である事業者（事業者から個人番号を収集する事務の痛くを受けた者を含む）は、従業員等の家族全員の個人番号を収集することができますか？
A.個人番号関係事務実施者である事業者（事業者から個人番号を収集する事務の委託を受けた者を含む）は、個人番号関係事務を処理するために必要がある場合に限って、本人又は他の個人番号関係事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができます。したがって、例えば、家族であっても社会保障や税における扶養親族に該当しない者などは、事業者として個人番号関係事務を処理する必要がないことから、それらの者の個人番号の提供を求めることはできません。
Q.本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）をコピーして、それを事業所内に保管することはできますか？
A.本人確認の措置を実施するに当たり、個人番号カード等の本人確認書類のコピーを保管する法令状の義務はありませんが、本人確認の記録を残すためにコピーを保管することはできます。なお、コピーを保管する場合には、安全管理措置を適切に講ずる必要があります。
Q.収集・提供した個人番号に誤りがあった場合、個人番号関係事務実施者である事業者に責任は及びますか？
A.個人番号に誤りがあった場合の罰則規定はありませんが、番号法第16条により、本人から個人番号の提供を受けるときは、本人確認（番号確認と身元確認）が義務付けられており、また、個人情報保護法第19場により、正確性の確保の努力義務が課されています。